Henkilöarviointi

Mitä henkilöarviointi on?

Henkilöarvioinnin avulla selvitetään henkilön soveltuvuutta tiettyyn työtehtävään, organisaatioon ja/tai tiimiin. Henkilöarvioinnista käytetään myös nimitystä soveltuvuusarviointi, jolloin keskitytään nimenomaan rekrytointi- ja henkilövalintatilanteissa tehtävään arviointiin. Henkilöarviointia hyödynnetään myös olemassa olevien työntekijöiden kehittämiseen tai urasuunnitteluun, johtajuuden ja esimiestyön kehittämiseen sekä tiimien tai kokonaisten organisaatioiden kehittämiseen.

Henkilöarviointi on asiantuntijatyötä, jossa hyödynnetään tähän tarkoitukseen rakennettuja,
systemaattisia ja luotettavia tutkimusmenetelmiä. Henkilöarvioinnin avulla pyritään arvioimaan henkilön potentiaalia työssä suoriutumiseen tai selvitetään kehittämistarpeita.

Henkilöarvioinnissa selvitetään aina henkilön ja tietyn työn/työpaikan yhteensopivuutta. Ne
eivät siis ole yleisluontoisia, kaiken kattavia henkilökuvauksia tai luonnehdintoja. Henkilöarvioinnin tuloksena voi olla kirjallinen raportti tai suullinen kannanotto. Esimies saa tukea valintapäätökseensä ja mahdollisuuden sparraavaan keskusteluun konsultin kanssa eri ehdokkaiden potentiaalista tehtävässä menestymiseen sekä työsuhteen aloittamiseen. Arviointiin osallistunut henkilö on oikeutettu saamaan samasisältöisen palautteen arvioinnista, joka työnantajalle on annettu. Laadukas henkilöarviointi tuottaa arvokasta tietoa ja hyvän kokemuksen kaikille siihen osallistuville osapuolille.

Mitä hyötyä henkilöarvioinneista on?

Henkilöarvioinnilla organisaatio saa tukea valintapäätösten tekemiseen. Sen avulla saadaan
puolueetonta tietoa ehdokkaista, jota muutoin olisi työlästä tai jopa mahdotonta saada. Henkilöarvioinnin avulla selvitetään mm. henkilön kyvykkyyttä uuden oppimiseen, tiedonkäsittelyyn ja ongelmanratkaisuun. Henkilöarvioinnin avulla selvitetään henkilön työkäyttäytymiseen ja vuorovaikutukseen liittyviä piirteitä ja ominaisuuksia, jotka ovat tarpeen kyseisessä työssä suoriutumisen kannalta. Henkilöarvioinnin avulla ehdokkaat ovat tasavertaisessa asemassa, sillä heitä arvioidaan samoilla menetelmillä ja mittareilla, jolloin rekrytoijan, esimiehen tai arvioijan henkilökohtaiset mieltymykset eivät vääristä lopputulosta.

Henkilöarvioinnissa laaditaan onnistumisennuste, jossa nostetaan esiin ehdokkaan vahvuudet ja mahdolliset huomioitavat seikat, jotka kannattaa ottaa huomioon päätöstä tehtäessä. Huomioitavat seikat ovat tekijöitä, jotka voivat vaikeuttaa tehtävässä pärjäämistä tai tiimiin sopeutumista ja jotka on hyvä huomioida henkilön perehdytyksessä ja johtamisessa.

Asiantuntijan toteuttamalla, useampaa menetelmää hyödyntävällä henkilöarvioinnilla saadaan huomattavasti tarkempi onnistumisennuste verrattuna pelkästään haastattelujen, yksittäisten testien tai edellisten työpaikkojen referenssitiedustelujen nojalla tehtyihin rekrytointipäätöksiin. Henkilöarviointi | ©Kirsi Laine Arvioitava itse pystyy henkilöarvioinnin avulla kasvattamaan itsetuntemustaan ja pystyy näin kehittämään itseään omien vahvuuksien ja kehittämiskohteiden tunnistamisen kautta.

Milloin kannattaa käyttää henkilöarviointia?

Nyrkkisääntönä voisi sanoa, että aina, kun halutaan välttää virherekrytointeja, kannattaa hyödyntää henkilöarviointia. Jokainen rekrytointi on investointi ja henkilöiden perehdytyksellä ja sisäänajolla on hintansa. Henkilöarviointi on kustannustehokkain keino hankkia mahdollisimman luotettavaa tietoa ehdokkaista.

Mitä enemmän työssä korostuu vastuu liiketoiminnoista tai työntekijöistä, kyky uuden oppimiseen ja monimutkaisen tiedon käsittelyyn ja toimintojen kehittämiseen, on tärkeää panostaa rekrytointipäätösten tekemiseen laajamittaisen tiedon pohjalta, jota henkilöarvioinnilla tuotetaan.

Henkilöarviointi on hyödyllinen silloin, kun organisaatio haluaa panostaa hyvään johtamiseen ja esimiestyöhön, sillä henkilöarvioinnin tuottaman tiedon avulla esimies saa paremman käsityksen siitä, kuinka valittua henkilöä kannattaa johtaa ja miten hänen motivaatiotaan voidaan tukea.

Henkilöarvioinnin avulla organisaatio rakentaa myös Employer Brandingia, sillä hakijat arvostavat työnantajia, jotka panostavat rekrytointeihin. Henkilöarviointi on yksi väline tässä.

Entä kevyemmät kartoitukset ja kyselyt, voiko niitä käyttää?

Kyllä voi ja ne puoltavat paikkaansa niihin sopivissa tilanteissa. On hyvä tunnistaa tilanteet, jolloin kevyempi kartoitus tai yksittäisen menetelmän hyödyntäminen tuo lisätietoa ja milloin se puolestaan ei riitä. Esimerkiksi asiakaspalvelutehtävissä, joissa tiedetään työntekijöiden vaihtuvuuden olevan kohtalaista (mm. kesätyöpaikat, call center -tehtävät, fast food – ravintoloiden työntekijät) ei kannata toteuttaa laajamittaisia henkilöarviointeja, vaan asenteen ja oppimiskyvyn selvittäminen tuottaa riittävän tiedon.

Jos hakijoita on paljon ja heidän työtaustansa perusteella ei pystytä erottelemaan heitä (esimerkiksi assistentit, koordinaattorit, myyjät), on hyödyllistä käyttää screening-menetelmiä, eli tehdään esikarsintaa testien avulla. Tämä on hakijoiden näkökulmasta tasapuolisin keino, jolloin rekrytoijan henkilökohtaiset käsitykset tai mieltymykset eivät vaikuta esikarsinnan tuloksiin. Screening-menetelmät ovat tyypillisesti hyvin lyhyitä, 15-30 minuuttia kestäviä testejä, joilla voidaan karkealla seulalla karsia vähiten soveltuvat hakijat ja panostetaan rekrytointiprosessin jatko niiden hakijoiden tarkempaan tarkasteluun, joilla on todettavissa perusedellytykset tehtävästä suoriutumiseen. Screening -testit voivat kartoittaa esimerkiksi asiakaspalveluhenkisyyttä tai suhtautumista myyntitehtäviin.

Mitä osa-alueita henkilöarviointi sisältää?

Moderni henkilöarviointi sisältää ajasta ja paikasta riippumattomia online-testejä ja mahdollisesti myös työtehtäviä simuloivia harjoituksia ja haastattelun. Online-testit ovat työpersoonallisuustestejä ja kognitiivista ongelmanratkaisukykyä mittaavia tehtäviä. Mikäli prosessi ei sisällä haastattelua, ei voida puhua varsinaisesta henkilöarvioinnista vaan kyse on tällöin screeningistä eli testitiedon hyödyntämisestä esikarsinnan välineenä. Lopullisia valintapäätöksiä ei koskaan tehdä pelkän testitiedon tai edes henkilöarviointitiedon perusteella vaan nämä ovat aina osa rekrytointiprosessissa kerättyä kokonaistietoa.

Henkilöarvioinnilla mitataan esimerkiksi suhtautumista työssä suoriutumiseen, kuten velvollisuudentuntoa, vastuullisuutta, stressitilanteiden hallintakykyä, työskentelyn tehokkuutta. Näiden lisäksi mitataan esimerkiksi vuorovaikutukseen liittyviä tekijöitä, kuten suhtautumista yhteistyöhön, avuliaisuutta, tunneherkkyyttä, vaikuttamisenhalua ja -kykyä ja suhtautumista konfliktitilanteisiin. Henkilöarviointiin tyypillisesti kuuluu kognitiivisen kyvykkyyden ja oppimispotentiaalin selvittäminen ja tässä hyödynnetään loogista päättelyä mittaavia tehtäviä, numeerisia ongelmanratkaisutehtäviä, kuviopäättelytehtäviä ja kielellistä päättelyä ja ongelmanratkaisua mittaavia tehtäviä. Nämä simuloivat ajatteluprosesseja, joita työntekijät käyttävät ratkoessaan työssään erilaisia ongelmatilanteita.

Henkilöarviointiin sisältyy aina ehdokkaan haastattelu. Tämä voidaan toteuttaa joko f2ftapaamisessa tai erilaisia virtuaalikokousvälineitä hyödyntäen, jolloin henkilöarvioinnin toteutus kokonaisuudessaan on hyvin joustavaa ja riippumatonta ehdokkaan ja arvioijan lokaatiosta. Haastattelu on strukturoitu ja keskittyy tehtävään määritettyjen kriteerien ja ehdokkaan yhteensopivuuden selvittämiseen. Haastattelussa arvioinnin toteuttaja selvittää myös ehdokkaan työhön liittyvää kokonaistilannetta, motivaatiota ja uraodotuksia.

Mitä työnantajan pitää tehdä, jotta henkilöarviointi saadaan sujuvasti toteutettua?

Onnistunut henkilöarviointi edellyttää, että arvioinnin toteuttajalla on riittävät tiedot rekrytoivasta organisaatiosta, tiimistä, työn sisällöstä ja vaatimuksista, esimiehen johtamistavasta ja työpaikan toimintakulttuurista. Tärkeimmät kriteerit, joita vasten arvioitavaa peilataan, täytyy olla selkeästi määritelty ja niiden tulee vastata tehtävän vaatimuksia.

Osaava henkilöarvioinnin toteuttaja auttaa esimiestä kriteerien määrittelyssä ja neuvoo riittävän täsmällisen tiedon kuvaamisessa. Esimieheltä tarvitaan tässä vain riittävä ajankäyttö tiedon jakamiseen ja keskusteluun, jossa arvioinnin kriteerit muodostetaan. Joskus on hyvä ottaa tiimistä joku mukaan tähän keskusteluun, jotta arvioinnin toteuttaja saa kattavan kuvan työpaikan kulttuurista ja mahdollisista erityispiirteistä.