Alkuperäinen artikkeli on julkaistu sisaryhtiö Harva Marketingin blogissa. Virtuaaliset tapahtumat loikkasivat kertaheitolla muutaman kehitysvuoden ohi koronaviruksen pakottaessa ihmiset rajoittamaan kasvokkain tapahtuvia kohtaamisia. Hakijamarkkinointi ja uratapahtumat eivät ole olleet millään lailla poikkeus.

Hakijan polulle suunniteltujen ja toteutettujen online-kohtaamisten ja hybridikohtaamisten kohtuullinen määrä sekä virtuaalisten ura- ja työelämätapahtumien vaihtojen tarjonnan vähäisyys on yllättänyt meidät Choicella. Niinpä päätimme pistää vipinää kinttuihin ja taivutimme sisaryhtiömme Harvan pitkän tapahtumamarkkinointiosaamisen ja -kokemuksen palvelemaan myös rekrytointipäättäjiä ja osaamisen houkuttelun prosesseja. Vuoden 2020 aikana olemme muotoilleet niin digitaaliselle hakijapolulle ja digitaaliseen headhunttaukseen sopivia, helposti toteutettavia online-kohtaamisformaatteja kuin isoja, kustomoituja hybriditapahtumia. Kerron näistä nyt laajemmin, sillä vaihtoehtoja riittää.

Siinä missä perinteisiä lähitapahtumia on opiskelijoiden aamukahvitilaisuuksista tuhansien kävijöiden megauramessuihin, mahtuu myös verkkotapahtumien kirjoon monenlaisia tarpeita ja toteutuksia. Tässä kirjoituksessa esittelemme muutamia erilaisia virtuaalitapahtumia ja pohdimme muun muassa, mitä virtuaalisesti toteutettu rekrytointitapahtuma voi tarjota osallistujilleen ja järjestäjilleen. Sinänsä uudesta asiasta ei ole kyse, koska onhan sisaryhtiömme Harva toteuttanut online-tapahtumia osana rekrytointimarkkinointia jo 10 vuoden ajan. Monet rekrytoijat ovat ymmärtäneet virtuaalitapahtumien hyödyt ja haasteet jo pitkään. Myös videohaastattelun käyttäminen rekrytoinnissa voidaan nähdä yksinkertaisena, ennalta määriteltynä virtuaalikohtaamisen prosessina hakijapolun varrella.

Digitaalisen hakijapolun mahdollisuudet

Olemme tässäkin blogissa jo ehtineet käyttää useampaa eri nimitystä: virtuaalinen tapahtuma, etätapahtuma, verkkotapahtuma ja online-tapahtuma. Tarkoitamme niillä tässä yhteydessä samaa, hakijan tai tulevan työntekijän kohtaamista sähköisessä kanavassa ja ympäristössä osana hakijan matkaa kohti kiinnostuneesta rekrytoituneeksi. Emme kuitenkaan ihmettelisi, jos kävijä odottaisi virtuaaliselta hakijatapahtumalta enemmän elämyksellisyyttä kuin perinteiseltä verkkotapahtumalta (joka voi terminä muuten tarkoittaa yhtä lailla vaikkapa verkkokaupassa maksamista;). Termit eivät kuitenkaan lopu näihin synonyymeihin, vaan yksittäisen työnhakijan sähköiselle hakijapolulle voi osua useita erilaisia verkkotapahtumia, joilla on hyvin erilaisia tarkoituksia. Tässä niistä muutamia:

Hybriditapahtuma – maksimoi osallistujamäärän ja optimoi järjestelyt

Hybriditapahtuma yhdistää lähi- ja etätapahtuman. Tällaisia voi olla esimerkiksi excursiot työnantajayritykseen tai uravalmennustapahtumat, joissa osa porukasta livenä ja osa ohjelmasta ajetaan vain verkon ohi. Etenkin kauempaa osallistuvia lämmittää mahdollisuus osallistua esimerkiksi hakijaexculle nimenomaa verkon yli, sillä ihan jokaisen työnhakutilaisuuden vuoksi hakijakaan ei ole valmis matkustamaan kauas kotipaikkakunnaltaan, etenkään nyt korona-aikana. Hybriditapahtumien hyvä puoli on, ettei myöskään esiintyjien eikä puhujien tarvitse olla keskenään samassa paikassa, vaikka joskus se onkin huomattavasti helpompaa kokonaistapahtumajärjestelyiden kannalta.

Online-konferenssit ja uraseminaarit

Kalliit konferenssimatkat ovat olleet julkisenkin keskustelun aiheessa ja monissa organisaatioissa on havahduttu siihen, kuinka paljon säästöjä matkustuksen minimoiminen tuo. Tämä kiinnostaa etenkin työnantajia, jotka miettivät miten pitäisivät olla osaajien ammatillista kasvua ja kehitystä ja samalla pitää huoli koronatilanteen vaatimasta fyysisestä etäisyydestä. Tosiasiassa merkittävä osa kehitys-, koulutus- ja digitaalisen fasilisoinnin kokonaisuuksista on toteutettavissa verkossa, etänä. Verkkoon voidaan suunnitella ja toteuttaa monenlaisia toimintaohjelmia sähköisistä perehdytys- ja palauteprosesseista aina tutkimus-, arviointi- ja sertifiointityökaluilla toteutettaviin räätälöityihin kokonaisuuksiin verkko-oppimisympäristössä. Työkaluista hommat eivät jää kiinni tänä päivänä, päinvastoin. Varsinainen työkalu- ja teknologivalinta kannattaa tehdä vasta tavoitteen asetannan, budjettikeskustelun ja varsinaisen ratkaisusuunnittelun jälkeen.

Webinaarit
Webinaarilla tarkoitetaan yleensä suhteellisen yksinkertaista virtuaalista tapahtumaa, jossa asiantuntija tai joku muu esiintyvä henkilö kertoo (usein virallisemman esityksen tai materiaalin kera) valitusta aiheesta. Yksinkertaisimmillaan ja lyhyelläkin varoitusajalla webinaareja voidaan järjestää myös kaikille tutuilla työkaluilla kuten Teamsilla, Zoomilla tai Meetsillä. Tärkeämpää kuin usein itse työkalu on digitaalisen fasilitoinnin osaaminen ja taidot, joita myös valmennamme. Webinaariosallistujia voidaan osallistaa erilaisin kyselytyökaluin ja usein kysymysten esittäminen on mahdollista chatin kautta. Webinaariin voidaan suunnitella myös livenä toteutettavia Q&A-osuuksia, jotka seuraavat etukäteen tallennettuja puheenvuoroja tai esityksiä. Hyvin tyypilllinen hakijapolulle suunniteltu webinaari on nimenomaan yhdistelmä etukäteen tuotettua videosisältöä, kuten esimerkiksi virtuaalinen käynti konttorilla tai toimipisteellä, ja sitä seuraavat workshop- tai pienryhmäkeskustelutyyppinen ryhmätyöskentely tai keskustelumahdollisuus rekrytoijien tai esihenkilöiden kanssa.

Virtuaaliset näyttelyt ja online-messut
Messuilla on usein monia tehtäviä ja niiden korvaaminen verkkototeutuksella on haastavaa, muttei mahdotonta. Monet uramessujärjestäjät ovat vasta virtualisoimassa omia messujaan, mikä on aiheuttanut messupaikan varanneille yrityksille hieman ylimääräista vaivaa kun face to face -kohtaamiseksi suunniteltu kohtaaminen onkin mennyt hetkessä verkkoon. Koska verkkototeutukseen siirtyminen ei ole mikään ex-tempote -ratkaisu, ovat monet työnantajayritykset myös peruneet kokonaan messuosallistumisiaan ja miettivät eurojen investointia digitaalisen hakijapolun kehittämiseen monin muin tavoin. Interaktiiviset sisällöt, somekampanjat, brändätyt yhteistyöt, hakijapolku365 -ratkaisut, videotuotannot sekä miniexcut kiinnostavat myös hr-päättäjiä, ja siksi olemme satsanneet niiden palvelukehitykseen sisaryhtiömme kanssa yhdessä.

Uramessuille osallistuville yrityksille on tarjottu monenlaista f2f-kohtaamisen korviketta, joista osa on enemmän hyödyllisiä kuin toiset. Valitettavan moni aiemmin f2f-muodossa järjestetty tapahtuma on muuttunut online-formaatissaan vähemmän aktivoivaksi ja sitouttavaksi, mutta tämä on ymmärrettävää, sillä tapahtumajärjestäjät ovat tehneet messukehitystään kovassa kiireessä ja paineessa jatkuvasti muuttuvien terveys- ja turvallisuusrajoitusten varassa. Moni työnantaja onkin tehnyt päätökset olla osallistumatta ura- ja työelämätapahtumiin koko vuonna, ja osa kansainvälisistä yhtiöistä perui kasvokkain kohtaamiset heti korona puhjettua useamman vuoden päähän. Tarjolle on korvaavaksi luvattu muunmuassa seuraavia vaihtoehtoja:

• virtuaaliset näytteilleasettajahakemistot eri tapahtumiin liittyen
• verkostoitumisalueet somessa ja digikanavissa
• yritysesittelypisteet verkossa
• työpaikkatorit verkossa
• kohtaamispalveluita ja match making -sovelluksia
• näkyvyyspaketteja ja löydettävyyttä
• digitaalista jakelua kolmannen osapuolen kanavassa

Koulutukset, sisäiset lanseeraukset ja uusien työntekijöiden online-perehdytykset

Harvalla kansainvälisesti toimivalla yrityksellä on ollut aiemminkaan mahdollista lähettää useita työntekijöitään yhteen paikkaan lanseerauksia tai sisäisiä koulutuksia tai perehdytyksiä varten, joten virtuaalitapahtumia on hyödynnetty niissä jo pitkään. Ammattimaisesti suoratoistettu sisältö on tuttua myös erityisesti elektroniikkapuolen tuotelanseerauksista ja muoti- ja viihdenäytöksistä. Tosin jos kyseessä on vain yksisuuntainen, vuorovaikutukseton lähetys, on kyseessä oikeastaan livestream, ja termi ”virtuaalinen tapahtuma” on ehkä liioittelua. Toisaalta livestreamien tsätit saattavat joskus olla hyvinkin otollisia paikkoja kohdata muita aiheesta kiinnostuneita.

Harvalla työnantajalla on ollut aiemminkaan mahdollisuutta lähettää esimerkiksi työelämätapahtumiin useita ihmisiä paikalle kohtaamaan tulevia työntekijöitä ja tulevaisuuden osaajia. Sitä varten olemme tarjonneet jo pitkään mahdollisuutta järjestää kohtaamisia verkossa, joko suoraan somekanavien omia livestream-toimintoja hyödyntäen tai erittäin kevyellä studio-set-upilla mistä päin tahansa Suomea, vaikka omalta konttorilta. Ammattimaisesti suoratoistettu sisältö on tuttua sisaryhtiömme Harvan kontekstissa jo vuosien takaa erityisesti elektroniikkapuolen tuotelanseerauksista ja muotinäytöksistä, joista etenkin nuoremmat työelämäsukupolvet on tavoitettu jo vuosia varten kustannustehokkaasti.

Tosin jos kyseessä on ollut vain yksisuuntainen, vuorovaikutukseton lähetys, on kyseessä oikeastaan livestream, ja termi ”virtuaalinen tapahtuma” on ehkä hieman liioittelua. Toisaalta livestreamien tsätit saattavat joskus olla hyvinkin otollisia paikkoja kohdata muita aiheesta kiinnostuneita, vaikka varsinainen vuorovaikutus olisikin minimaalista. Olemme myös suunnitelleet ja julkaisseet esimerkiksi työelämäbarometreja nimenomaan livestream-lähetyksenä ja yhdistäneet näihin myös interaktiivisia elementtejä esimerkiksi median edustajille.

Verkkokoulutuksen harvoin tarvitsee tapahtua reaaliajassa. Usein on tarkoituksenmukaisempaa, että koulutukseen voi osallistua, kun sopiva hetki löytyy. Siksi verkkokoulutus tyypillisesti suunnitellaan niin, ettei sitä tarvitse suorittaa tiettyyn ajankohtaan sidottuna. Hiottu verkkokoulutus osallistumisen seurannalla voi olla soveltuvilla aloilla jopa tehokkaampi tapa oppia kuin perinteinen koulusta tuttu lähi- ja kontaktiopetus.

Luetteloon voisi lisätä vielä vaikkapa virtuaaliset kampus- ja koulupromoottorit, verkkopohjaiset harrasteyhteisöt, kiltojen ja ainejärjestöjen mini-onlinetapahtumat jne. Sellaista tapahtumaa tuskin onkaan, jota ei vuonna 2020 olisi ainakin yritetty järjestää verkon yli! Menestyksen ratkaisee kuitenkin kohderyhmä- ja kanavatuntemus sekä kiinnostava sisältö. työpaikkojen markkinointi ja työnantajamarkkinointi on siinä mielessä kiitollinen kohde järjestää online-kohtaamisia, että sillä on luontaista kysyntää jo ihan pelkän teemansa vuoksi.

Mikä määrittelee virtuaalitapahtuman onnistumisen?

Ihmiset ovat kiireisiä ja tarjolla on paljon huomiosta kilpailevia työpaikkoja ja työnantajayrityksiä, joten mikään itsestäänselvyys virtuaalisen hakijatapahtuman onnistuminen ei ole. Tarvitaan ymmärrystä koko digitaalisesta hakijapolusta sekä inbound-recruiting -markkkinoinnin prosesseista. Ja aina parempi, jos käytössäsi on jo markkinoinnnin automaatio tai ainakin vuorovaikutteisen hakijaviestinnän mahdollistava rekrytointijärjestelmä, niin myös siitä voidaan ottaa ilo irti hakijakohderyhmien tavoittamisen ja sisällönjulkaisun ja -levittämisen suhteen. Hyvä ohjenuora mihin tahansa virtuaalitekemiseen on:

Kertainvestointi harvoin on järkevintä budjetinkäyttöä. Eli yksittäisen onlinetapahtuman sijaan digitaalinen hakijapolku kannattaa monesti suunnitella kokonaisuutena. Mikään yksittäinen kohtaaminen tai kanava hyvin harvoin tarjoaa pitkäkestoista ja toimivaa ratkaisua strategisen työnantajakuvatyön toteuttamiseen. Tarvitaan konseptointiosaamista, ripaus luovuutta sekä toistoja! Yksittäinen epäonnistuminen yksittäisessä onlinetapahtumassa ei välttämättä tarkoita, että tapahtuma olisi ollut heikkotasoinen. Kyse voi olla myös esimarkkinoinnin puutteesta.

Mieti vielä kerran – Livenä vai tallenteena?

Kuluneen vuoden aikana moni on pohtinut vähintäänkin kuluttajana, mikä merkitys reaaliaikaisuudella on, kun tapahtuma on verkossa. Toiset ovat tehneet innoissaan työhaastatteluharjoituksia olohuoneissaan YouTuben ohjeistuksella juuri silloin, kun itselle parhaiten sopii. Toiset taas vannovat livevalmennusten nimeen ruudun ääressäkin, sillä vain se, että valmennus on tarjolla ainoastaan juuri nyt, ja ajatus vertaistuesta tekemässä samaa omien näyttöjensä takana saa motivoitua treenaamaan työnhakua. Joskus esimerkiksi urakoutsaustallenne on liian helppo ohittaa ja siirtää aina vain ”myöhemmäksi”. Sama ajatusmalli pätee varmasti myös muihin tapahtumiin. Kun on tiedossa, että jotain kiinnostavaa tapahtuu kahden viikon päästä tiistaina klo 13-15, se laitetaan kalenteriin ja aika pidetään varattuna sille.

Rekrytointi- tai uratapahtuman järjestäjä voi kuitenkin hyödyntää tallenteita osana tapahtumaansa, ja näin kannattaakin tehdä. Kaikkea ei kannata ajaa livenä ulos, sillä liveen liittyy paljon kysymysmerkkejä, joita voidaan taklata nimenomaan laadukkaalla esituotannolla. Paras hyötysuhde saattaa olla yhdistelmässä, jossa kriittiset sisällöt kuten esihenkilöiden tai asiantuntijoiden haastattelut kuvataan jo etukäteen mutta itse rekrytoijan osuus tapahtuu livenä. Etukäteiskuvaus mahdollistaa uudelleenotot tarvittaessa ja pienentää teknisten ongelmien riskiä etenkin silloin, kun esiintyjäkin on etänä.

Nauhoitteiden käyttö tietysti rajoittaa reaaliaikaista interaktiota. Harvoinpa tosin ainakaan key note -puhujaa keskeytetään puheen aikana muutenkaan. Nauhoitteen esittämisen jälkeen puhujan olisi hyvä olla paikalla vastaamassa kysymyksiin – samoissa vaatteissa ja ympäristössä, jos ei haluta katsojien tietävän nauhoitteen käytöstä. Nauhoitteen aikanakin voi katsojia toki aktivoida osallistumaan esimerkiksi kyselyiden avulla. Tätä käytetään paljon etenkin työnantajaexcuilla sekä rajatun osallistumisen uratapahtumissa. Vaikka tapahtuman kannattaa useimmissa tapauksissa olla reaaliaikainen, on järkevää hyödyntää myös jälkitallennetta, vaikka sitten lyhyempinä videoina. Tällöin kyse on toisaalta tapahtuman jälkimarkkinoinnista osallistujille, toisaalta levittämisestä laajemmalle massalle – aivan kuten lähitapahtumienkin kohdalla.

Onnistunut virtuaalinen tapahtuma osallistaa ja saa aikaan toivotun reaktion. Virtuaalitapahtumat ovat kuitenkin verrattain uusia tulokkaita digitaalisen hakijamarkkinoinnin kartalla nykyisessä mittakaavassaan, eikä vakiintuneita toimintatapoja vielä ole. Löytääksesi juuri teidän yrityksellenne sopivan tapahtuman, kannattaa vaihtoehtoja sparrailla yhdessä asiantuntevan kumppanin kanssa.

Ota yhteyttä!

Julkaistu: 19.11.2020