Tuore EVA-analyysi vahvistaa sen, minkä moni asiantuntija on jo arjessaan huomannut: etätyö ei ollut vain pandemian laukaisema poikkeustila, vaan siitä on tullut pysyvä osa suomalaista työelämää. Tällä hetkellä merkittävä osa suomalaisista voi tehdä työtään ainakin osittain etänä, ja lähes puolet hyödyntää tätä mahdollisuutta viikoittain. Tämä muutos asettaa nykyaikaiselle johtamiselle täysin uudenlaisia vaatimuksia, sillä perinteinen läsnäoloon perustuva kontrolli on vaihtunut tarpeeseen hallita monimutkaisia sosiaalisia ja tuottavuuteen liittyviä jännitteitä.
Johtajilta vaaditaan nyt ennen kaikkea kykyä ymmärtää työn luonnetta ja sitä, milloin vapaus kääntyy työyhteisön sirpaloitumiseksi!
Johtamisen on kyettävä vastaamaan työntekijäkokemuksen paradoksiin eli siihen, miten etätyö lisää yksilön hyvinvointia, mutta toisaalta nakertaa työyhteisöä. Työntekijät arvostavat etätyön tuomaa itsenäisyyttä ja mahdollisuutta keskittyä työtehtäviin sekä helpotusta arjen palapeliin, mutta hinta tästä maksetaan usein sosiaalisten suhteiden laadussa ja työyhteisön yhteishengessä. Esihenkilöiltä vaaditaan taitoa rakentaa luottamusta ja yhteenkuuluvuutta tietoisesti, sillä digitaaliset kohtaamiset eivät korvaa spontaaneja kohtaamisia työpaikalla tai epävirallista tiedonkulkua. Korostunut etätyö voi myös osalla työntekijöistä vaikuttaa negatiivisesti mielenterveyteen. EVA-analyysin tuloksissa etätyön vaikutus työntekijöiden mielenterveyteen arvioidaan kuitenkin enemmän myönteiseksi, kuin kielteiseksi, mutta vastausten hajonta kasvaa. Vaikka etätyö helpottaa jaksamista, se voi myös lisätä eristyneisyyden tunnetta ja hämärtää työn ja vapaa-ajan rajaa.
Jotta etä- ja lähityön tasapaino ei jäisi pelkäksi ylhäältä päin sanelemiseksi, on kriittistä osallistaa tiimit omien pelisääntöjensä luomiseen. Työntekijöiden kuuleminen on välttämätöntä, sillä heillä on hyvä käytännön näkemys siitä, mitkä työvaiheet vaativat tiimityötä ja mitkä taas itsenäistä rauhaa. Työntekijöiden osallistaminen lisää tyytyväisyyttä ja vähentää vaihtuvuutta, kun työntekijät kokevat tulevansa kuulluiksi oman arjen sujuvuuden asiantuntijoina. Tiimitason keskustelut auttavat paljastamaan pullonkauloja, kuten liian sirpaloituneet työpäivät, joita johto ei välttämättä näe tai ole ymmärtäneet. On kuitenkin selvää, ettei vastuu valu tiimeille yksin. Vaikka työntekijöiden ääntä on painotettava parhaan mallin löytämiseksi, viimeinen sana ja vastuu organisaation toimintatavoista säilyvät esihenkilöllä ja johdolla. Johtamisen on kyettävä tekemään lopulliset linjaukset, jotka turvaavat sekä yksilön tarpeet että koko organisaation kokonaisedun ja uudistumiskyvyn.
Työnantajakuvan kannalta etä- ja hybridimallit eivät ole enää pelkkiä rekrytointivaltteja, vaan asiantuntijatyössä ne ovat muodostuneet vakiintuneeksi oletusarvoksi ja pysyväksi osaksi arkea.
Kun organisaatio viestii työskentelymalleistaan ulospäin, on tärkeää kertoa avoimesti, miten näihin ratkaisuihin on päädytty ja miten ne tukevat yksilöitä ja työyhteisöä. Moderni työnantaja viestii, että joustavuus on keino tukea työntekijän jaksamista ja autonomian tunnetta, mikä tutkimusten mukaan parantaa sitoutumista ja vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta. Läpinäkyvä viestintä siitä, miksi tiettyinä päivinä kokoonnutaan yhteen, osoittaa, että työnantaja arvostaa sekä yksilön vapautta että yhteisön tarvetta oppia ja kehittyä yhdessä.
Työntekijöille ei saisi tulla tunnetta, että heitä valvotaan etätöiden aikana. Tärkeää on, että tavoitteet ovat työntekijöillä tiedossa, ja hän pystyy keskittymään siihen, mitä saa aikaan. Tuloksia, ei kyttäämistä, onko Teams-valo vihreä tai Slackissa aktiivisena.
1. Mikäli työntekijöillä on mahdollisuus vaikuttaa, miten paljon töitä tekevät etänä, ei se saisi vaikuttaa heidän urakehitykseen verrattuna heihin, jotka ovat toimitiloissa enemmän läsnä. Mikäli työnantaja määrittelee, että etenemismahdollisuudet ovat sidottu osittain siihen, miten paljon henkilö on läsnä toimistolla, tulee tämä viesti selkeästi kaikille, minkä lisäksi linjaukselle on oltava myös perustelut. Luokaa tiimin kanssa yhdessä pelisäännöt sille, miksi toimistolle tullaan ja millaisia asioita silloin yhdessä tehdään jotka tuottavat lisäarvoa sekä vie kohti yhteisiä tavoitteita, ja jotka etänä olisi vaikeampi toteuttaa.
2. Varmistakaa yhteiset pelisäännöt etäpäiviin. Jotta etäpäivät eivät täyty pelkistä palavereista, tulee keskittymistä vaativille työkokonaisuuksille mahdollistaa aikaa, ja näitä täytyy kunnoittaa. Työn jatkuva keskeytyminen lisää tehottomuutta mutta on myös henkisesti raskasta. Koko ajan ei tarvitse olla tavoitettavissa. Tämä on hyvä sanoa ääneen. Käykää läpi, miten toimitaan akuuteissa asioissa, ja minkä ajan sisällä olisi hyvä vastata Slack- tai Teams-viesteihin. Voisiko perjantain pitää esimerkiksi palaverittomana, jolloin muita hommia saisi tehdä rauhassa? Jotta etäpäivät eivät menisi pelkästään palavereissa istumisessa, pysähtykää miettimään, ketkä oikeasti on relevanttia pyytää palaveriin mukaan ja kenelle käsitellyt sekä päätetyt asiat voi viedä vain tiedoksi. Palaverilla olisi hyvä olla aina selkeä agenda, ja antaa osallistujille tieto etukäteen, mikäli heiltä odotetaan valmistautumista palaveriin.
3. Keskittymiskyky on asiantuntijatyön haastaja nykyajassa. Voisitteko tiimin kesken sopia, että tiettynä etäpäivänä joka viikko, otetaan kalenterista sovittu tuntimäärä jolloin tehdään keskeytyksettä töitä. Näin yhdessä luodaan kulttuuria, jossa keskittymiselle halutaan luoda tilaa. Aikaansaamisen tunne lisää tunnetusti motivaatiota, lievittää stressiä ja vähentää kiireen tunnetta.
4. Tarjoa työntekijöille tarvittavat työkalut työn sujuvaan tekemiseen. Myös ergonomia tulee ottaa huomioon. Joku voi tarvita lisänäyttöjä enemmän kuin toinen työnsä tehokkaaseen ja sujuvaan tekemiseen. Etätöissä tulee helposti istuttua koneen ääressä tuntikaupalla keskeytyksettä. Esihenkilön on hyvä sanoa ääneen ja muistuttaa, että taukoja on pidettävä ja välttää palaveriputkia. Voisiko kevyemmät tiimipalaverit ottaa etänä yhdessä kävelylenkin muodossa ja jos muistiinpanoja tarvitaan, voi puheluun ottaa mukaan tekoälyavusteisen muistiinpanojen tekijän?
5. Tiimit ja työyhteisöt koostuvat yksilöistä, joilla on erilaisia tarpeita ja omat persoonansa. Toiset kuormittuvat asioista, jotka toisille tuovat energiaa. Mikäli toimistolta porukka lähtee yhdessä lounaalle, voi toinen haluta jäädä itsekseen toimistolle syömään, jolloin pääsee paremmin palautumaan. Näiden läpikäynti poistaa olettamia, että joku ei haluaisi kuulua porukkaan. Myös etätyöpäivinä tiimi voi luoda oman etälinjansa tietylle aikavälille, jonne voi halutessaan tulla sosialisoimaan ja sparrailemaan. Tämä voi vähentää yksinäisyyden tunnetta.
Jos tiimin kesken on sovittu, että perjantait pidetään etäpäivinä ja palaverittomina, voisitteko kokoontua päivän alussa tai lopussa yhteisesti linjoille, ja jakaa viikon onnistumiset sekä antaa halutessaan positiivista palautetta tiimiläisille? Tämä luo positiivisen vireen ennen viikonloppua ja onnistumisia nostamalla voi raskaskin työviikko saada paremman lopputuloksen.
Hanna Korpela on työntekijäkokemuksen ja työnantajakuvan kehittämisen ammattilainen, joka on toiminut Choicella vuodesta 2020 lähtien. Hän ymmärtää, miten tärkeää on vahvistaa ja ylläpitää positiivista työntekijäkokemusta sekä mitä se tarkoittaa yritysten kilpailukyvylle. 💜