Haastattelijat ovat avainroolissa työnantajakuvan vahvistamisen sekä yleisen ilmapiirin luomisen kannalta. Kannattaa olla rohkeasti oma itsensä sekä ohjata alusta asti keskustelua napakasti oikeiden tietojan saamiseksi ja ymmärryksen synnyttämiseksi. Haastatteluissa on tärkeää jättää tilaa myös kysymyksille.
Tässä on tiivis ohjeistus itse haastattelutilanteen vetämiseen:
1. Ilmapiirin luominen, ensivaikutelma ja alustus
Jään murtaminen: Aloita kevyellä kuulumisella tai havainnolla, esim. Löysitkö helposti perille? Mitä kuuluu tänään? Hakija on usein jännittynyt, ja rento aloitus saa hänestä parhaan version esiin. Voit myös kysyä ehdokkaalta, jännittääkö häntä ja kertoa, että työhaastattelut ovat usein haastattelijallekin jännittäviä tilanteita. Jos haet ehdokkaan aulasta, varmasta haluaako hänen esim. lasin vettä tms. Kävele myös itse ehdokkaan vierellä tai sivulla, niin voit kertoa hänelle samalla, mihin suuntaan olette menossa. Jos sinulla on hetkinen päivä, niin älä tartuta kiirettä ja paniikki ehdokkaaseen. Mene ensikohtaamiseen rauhallisin mielin ja jätä turha sähläys pois ensikohtaamisesta. Älä valita ehdokkaalle kiirettä, äläkä huokaile.
Ota haltuun heti alussa aikataulu ja kerro heti, miten aika tullaan käyttämään. Esimerkiksi. "Tervetuloa! Käydään tänään läpi sinun taustaasi, keskitytään tiettyihin teemoihin konkreettisin esimerkein, ja muistathan,e ttä voi koko haastattelun ajan kysyä myös meiltä tarkennuksia ja kysymyksiä. Aikaa meillä on noin XX.
Kerro miten aiot tehdä muistiinpanot: Mainitse lyhyesti, että teet muistiinpanoja koneelle tai paperille keskustelun aikana, jotta voit keskittyä kuuntelemiseen. Jos haluat käyttää audiomemoa, kysy siihen ehdokkaan lupa.
2. Keskustelun ohjaaminen (70/30-sääntö)
Kuuntele haastattelijana enemmän kuin puhut, sillä Choicen rekrytoija on jo myynyt tehtävän ja organisaation haastateltavalle. Pyrkimyksenä on, että kandidaatti puhuu noin 70 % ajasta ja sinä 30 %.
Keskeytä kohteliaasti: Jos hakija ajautuu sivuun aiheesta tai vastaa liian yleisellä tasolla, ohjaa keskustelua takaisin ja tarkenna. Jotkut voivat alkaa laverrella, kun heitä jännittää: "Tämä on kiinnostavaa, mutta mennäänkö hetkeksi takaisin siihen..". "Kerrotko vielä tarkemmin, mikä oli sinun henkilökohtainen roolisi tässä... "
Vältä johdattelevia kysymyksiä:
Huono: "Meillä tehdään paljon tiimityötä, varmaan pidät siitä?"
Hyvä: "Millaisessa työympäristössä viihdyt parhaiten?"
3. Kaivautuminen pinnan alle
Mene ensivastausta syvemmälle jatkokysymyksillä. Älä tyydy yleisiin lauseisiin kuten: "Olen hyvä ongelmanratkaisija."
Kysy jatkokysymyksiä, käyttämisesimerkkejä sekä tarkennuksia:
"Voitko antaa tästä konkreettisen esimerkin tästä?"
"Milloin viimeksi ratkaisit sellaisen ongelman niin, että sait siitä hyvää palautetta. Kerro mistä oli kyse ja miten ratkaisit sen?"
"Mitä teit ensimmäisenä, kun tämä ongelma ilmeni? Entä sitten? Mitä sen jälkeen?"
"Mitä tekisit tänä päivänä toisin?"
"Mitä tiedät, että ongelma oikeasti ratkesi?"
"Mikä siinä ongelmassa oli sinulle henkilökohtaisesti haastavinta?"
"Millaista palautetta olet saanut ongelmanratkaisutaidoistasi esihenkilöltäsi aiemmin?"
4. Hakijan kysymykset ja sinun vastauksesi:
Jätä aina aikaa hakijalle vastata ja älä pelkää hiljaisuutta. Annan ehdokkaan pitää taukoja ja miettiä ihan rauhassa.
Kysy myös mitä kysyttävää ehdokkaalla on:
"Mitä sellaista haluat kysyä minulta tiimistä, roolista tai yrityksestä?" Hakijan kysymykset paljastavat paljon hänen motivaatiostaan ja ajattelutavastaan. Kerro avoimesti sekä tehtävän parhaista puolista että sen haasteista. Kerro myös yhtiön parhaista puolista ja missä vaiheessa yritys on sekä millainen työkulttuuri teillä vallitsee. Rehellisyys sitouttaa ja rakentaa luottamusta.
5. Selkeä lopetus ja jatkostepit
Lopeta ajoissa: Kunnioita hakijan aikaa ja päätä haastattelu aikataulussa! Kerro ajoissa, jos meinaa mennä pitkäksi..
Kerro seuraava askel konkreettisesti!
"Päätämme haastattelukierroksen tämän viikon perjantaihin mennessä ja meidän rekrytoija XX palaa sinulle asiaan jo tänään ja kyselee tunnelmat haastattelusta." Tulemme tekemään päätöksiä viimeistään XX, ja saat jokatapauskessa tiedon, mihin päädymme.
Kiitä hakijaa ajasta ja panostuksesta! Varmista että ehdokas löytää ulos ja saata hänet ovelle kohteliaasti.