Operatiivinen johtaja (engl. Chief Operating Officer eli COO) vastaa yrityksen tai organisaation päivittäisestä liiketoiminnasta, operatiivisesta tehokkuudesta ja strategian käytännön toteutuksesta.
Startupeissa COO voi olla hyvin käytännönläheinen "joka paikan höylä", kun taas suuryrityksissä hän voi johtaa kokonaisvaltaisesti laajaa operatiivista organisaatiota. Tyypillisesti COO pitää huolen siitä, että yrityksen "moottori" toimii saumattomasti joka päivä ja että se kehittyy suuntaan, joka tukee strategian jalkautusta.
Toisin sanoen, ei ole yhä oikeaa operatiivisen johtajan muottia tai kyvykkyyslistausta, vaan paras operatiivinen johtaja on mahdollista löytää, kun ensin on tunnistettu yhtiön strategiset haasteet ja vahvuudet, tiedetään yhtiön tulevaisuuden tahtotila ja haluttu kehityssuunta sekä ymmärretään selkeästi, mitä asioita tulee kehittää ja muuttaa ja mitä pitää ja vahvistaa.
Operatiivisen johtajan profiiliin vaikuttaa paljon myös liiketoiminnan luonne: henkilö- ja osaamisintensiivisessä liiketoiminnassa vaaditaan erilaisia kyvykkyyksiä ja taitoja kuin esimerkiksi tuotantoliiketoiminnassa.
Joissain yhtiöissä operatiivinen johtajan profiilissa arvostetaan muutoskyvykkyyttä, tulevaisuusfokusoitumista, ihmisymmärrystä sekä modernien työnteon tapojen ja kehittämisosaamista, kun taas toisessa yhtiössä operatiiviselta johtajalta odotetaan prosessijohtamisen ja kehittämisen osaamista, teknisiä ja AI-kyvykkyyttä tai vahvaa taloudellisen ekosystemaatin hallintaa.
Sopivan operatiivisen johtajan (COO) onnistunut rekrytointi tai suorahaku edellyttää yrityksen nykytilan, tulevaisuuden tarpeiden sekä toimitusjohtajan ja COO:n välisen roolijaon selkeyttä ja kirkastamista. Kokemuksemme mukaan COO:n rooli vaihtelee yrityksissä niin merkittävästi, että osaamisprofiili ja hakuprosessi on lähtökohtaisesti kustomoitava aina yhtiön tilanteeseen. COO-rekrytointi on lähes poikkeutta yhä olennainen yhtiön menestyksen kannalta, kuin mitä myös CEO-rekrytointi on.
Muun muassa näistä juttelemme asiakkaidemme kanssa, ennen kuin lähdemme rekrytoimaan operatiivista johtajaa:
1. Strategia ja rekrytoinnin perussyy
- Miksi COO:ta haetaan juuri nyt? Onko kyseessä voimakas kasvu, kriisitilanteen korjaaminen/oikaisu, kansainvälistyminen vai toimitusjohtajan työkuorman helpottaminen? Joku muu, mikä?
- Mikä on yrityksen 3–5 vuoden strateginen tavoite, ja miten COO:n odotetaan edistävän sitä käytännössä?
- Mitä ongelmaa tai haastetta uuden COO:n pitää tulla ratkaisemaan ensimmäisen 6–12 kuukauden aikana?
2. Dynamiikka ja roolijako toimitusjohtajan (CEO) kanssa
- Mitkä vastuualueet ja päätökset toimitusjohtaja haluaa ehdottomasti pitää itsellään, ja mitkä hän on valmis ja halukas siirtämään COO:lle?
- Millainen toimintatyyli ja persoonallisuus toimitusjohtajalla on?
- Millaiseen roolii COO:ta oikeast etsitään: toimitusjohtajan "oikea käsi", täydentävää vastavoimaa vai käytännön toimeenpanijaa?
- Millaista tekijöiden ja persoonallisuuksien tiedetään aiheuttavat kitkaa suurella todennäköisyydellä organisaation nykyisessä johtoryhmässä tai CEO-yhteistyössä?
- Kuinka paljon vapautta COO saa operatiivisten prosessien ja tiimien uudelleenorganisointiin?
3. Vastuualueet ja organisaatiorakenne
- Mitkä osastot tai tiimit raportoivat suoraan COO:lle? Ketkä eivät missään tilanteessa tule raportoimaan COO:lle? Miksi?
- Onko rooli puhtaasti sisäisen toiminnan pyörittämistä vai kuuluuko siihen myös ulkoisia sidosryhmiä, kuten asiakas- tai kumppanitapaamisia, viestintää ja vaikuttamista tai kasvojohtajuuden tai ajatusjohtajuuden parissa työskentelyä?
- Millainen on operatiivisen tiimin nykyinen suorituskyky ja kulttuuri: tarvitaanko korjausliikkeitä vai nykytilan skaalaamista, vai jotain muuta
4. Osaamisprofiili ja aiempi kokemus
- Minkä kokoluokan liiketoiminnasta ja minkälaisesta kasvu- tai muutosvaiheesta ehdokkaalla pitää olla näyttöjä COO:ksi hakiessaan?
- Kuinka syvällistä toimialaosaamista ehdokkaalta vaaditaan, vai painotetaanko enemmän yleistä operatiivista johtajuutta, prosessiosaamista ja kehittämiskyvykkyyttä?
- Mitä konkreettisia työkalutaitoja tai menetelmäosaamista (esim. Lean, Agile, ERP-uudistukset, supply chain, henkilöstövetoinen kehittäminen tms) arvostetaan?
- Mitä operatiivista osaamista yhtiöstä puuttuu, mitä operatiivinen johtaja voisi tuoda mukanaan?
5. Onnistumisen mittarit ja kriteerit
- Millä 2-3 konkreettisella mittarilla (KPI) COO:n onnistumista arvioidaan ensimmäisen vuoden jälkeen?
- Mitkä ovat ne "kynnyskysymykset" (must-haves), ilman joita ehdokasta ei voida valita?
- Mitä ominaisuuksia tai toimintatapoja aiemmassa johtamisessa halutaan ehdottomasti välttää?
- Onko COO:lle tarjolla sitouttamisohjelmaa ja millainen se on?
- Entä mistä COO:ta palkitaan ja miten? Bonuksia? Optiot? Osakkuus tietyin ehdoin? Jotain muuta?
Operatiivisen johtajan vastuut vaihtelevat yhtiön toimialasta, koosta ja sisäistä roolituksesta riippuen
- Päivittäisen toiminnan varmistaminen: Tuotannon, palvelutuotannon, logistiikan, toimitusketjujen ja asiakaspalvelun sujuvuudesta, tehokkuudesta ja laadusta vastaaminen.
- Strategian jalkautus: Sstrategian muuttaminen käytännön toimintasuunnitelmiksi, tavoitteiksi ja arjen prosesseiksi sekä näiden rakenteiden ja prosessien jatkuva kehitys
- Prosessien ja tehokkuuden optimointi: Toimintatapojen ja työmallien kehittäminen, pullonkaulojen ja hidasteiden poistaminen, kustannustehokkuuden parantaminen ja laadunvarmistus hyvässä yhteistyössä sisäisten sidosryhmien ja vastuuhenkilöiden kanssa
- Osaamisen ja budjetin hallinta: Operatiivisen osaamisen (kuten henkilöstön, työkalujen ja työvälineiden) optimaalinen käyttö sekä operatiivisen budjetin seuranta
- Sidosryhmien ja tiimien välinen yhteistyö: Eri osastojen ja tiimien (esim. myynti, tuotekehitys, asiakaskokemus, HR ja talous, markkinointi jne) välisen yhteistyön kehittäminen, siihen osallistuminen sekä tiedonkulun ja vuorovaikutteisuuden varmistaminen.
- Muutosjohtaminen, työkulttuuri ja riskienhallinta: Operatiivisten riskien tunnistaminen sekä yrityksen sisäisten muutosprosessien ja kasvuhaasteiden hallinta ja ratkaiseminen, työkulttuurin kehittäminen yhteistyössä esihenkilöiden ja HR:n kanssa.