Esihenkilö, panosta yhteistyöhön ja onnistutte rekrytoinnissa!

Vinkit onnistuneeseen rekrytointiin rekrytoivalle esihenkilölle 

Rekrytoivan esihenkilön osallistuminen ja sitoutuminen rekrytointiprosessiin on tärkeää. Paitsi että osallistuminen tuo tehokkuutta ja linjakkuutta itse prosessiin, se vaikuttaa myös hakijakokemuksen ja sitä kautta työnantajakuvaanne. 

Keräsimme tähän artikkeliin muutaman vinkin, miten sinä esihenkilönä voit varmistaa, että saat rekrytointi- tai suorahakuprojektista kaiken hyödyn irti sekä millaista arvoa osallistumisesi ja sitoutumisesi rekrytointiin luo eri osapuolille. Artikkelin lopusta löydät myös linkin onnistuneen rekrytoinnin checklistiin. 

1. Roolikuvauksen tärkeys ja määrittely

Kukaan tuskin tuntee tiimisi tarpeita paremmin kuin sinä esihenkilönä. Pystyt määrittelemään osaamisprofiilin ja nimeämään kriittiset osaamistarpeet, jotka ovat välttämättömiä onnistuneessa rekrytoinnissa. Tiedät myös, mistä asioista voidaan keskustella ja missä määrin. Pidä mieli kuitenkin avoimena myös toisenlaisille näkemyksille ja haastoille!

2. Tehokkuus

Kun esihenkilö on mukana alusta asti osaamisprofiilin määrittelyyn, aikataulutukseen, haastatetteluihin sekä päätöksentekoon, varmistetaan tehokas ja tuottelias prosessi sekä onnistunut lopputulos. 

3. Parantunut läpinäkyvyys organisaation ja tiimin arkeen

Osaajat ovat yhä kiinnostuneempia siitä, kenen kanssa ja millaisessa tiimissä he saavat toimia. Laadukas esihenkilötyö on aito kilpailuetu työmarkkinoilla. Jo pelkästään sinun nimen ja yksittäisen lainauksen lisääminen työpaikkailmoitukseen ja osallistuminen työhaastatteluun vahvistaa kokemusta avoimuudesta. 

4. Laajentunut tavoittavuus kohderyhmässä

Esihenkilönä olet olennaisessa roolissa rekrytointikampanjan ja työpaikkailmoituksen jakelussa. Ammatillisessa verkostossasi on todennäköisesti sopivia ehdokkaita. Kannustamalla myös kollegoita ja omaa tiimiä jakamaan rekrytointikampanjaa, tavoitatte laajemman ehdokaskohderyhmän. Aktiivisuutesi ammatillisessa somessa on työnantajakuvateko sekä viesti asiakkaille ja kumppaneille.  

5. Kulttuurivastaavuuden arviointi

Esihenkilö osaa yleensä parhaiten arvioida, miten hakijan työpersoonallisuus ja arvot asettavat muun tiimin dynamiikkaan ja kulttuuriin, sillä teet tiimisi kanssa päivittäin töitä. Vai onko sittenkään näin? Näkemystäsi tarvitaan joka tapauksessa! Myös näitä teemoja voidaan sisällyttää työpaikkailmoitukseen vetovoima- ja pitovoimatekijöinä halutulla tavalla. 

6. Nopeampi valintapäätös

Kun sinä esihenkilönä olet mukana osaamisprofiilin määrittelyssä alusta alkaen, etenee rekrytointiprosessi tehokkaasti päätöksentekoon asti. Rekrytointiprosessissa on monta osa-aluetta, joissa sinun näkemyksesi ja kommenttisi ovat tärkeitä onnistuneen lopputuloksen kannalta. Loppupelissä onnistunut rekrytointi palvelee nimenomaan sinua rekrytoivana esihenkilönä! 

7. Onnistuneempi perehdytys työhön, tiimiin ja organisaatioon

Kun olet ollut mukana valintaprosessissa aktiivisesti, tiedät ja ymmärrät enemmän valituksi tulleesta uudesta kollegastasi. Olet paitsi luonut jo pohjat luottamussuhteelle, pystyt myös valmistelemaan perehdytyksen ajoissa ja oikeasta näkökulmasta. Kun olet ajoissa liikkeellä perehdytyksen kanssa, saat todennäköisemmin myös taustatukea HR:ltä tai kumppanilta.  

8. Uuden työntekijän kokonaisvaltainen sitoutuminen

Uudet osaajat sitoutuvat kokonaisvaltaisemmin, kun he kokevat, että esihenkilö on aidosti panostanut heidän valintaansa ja alkuun pääsemiseen. Tämä taas lisää pysyvyyttä! Työsi ansiosta uusi ammattilainen pääsee tehokkaasti kiinni tuottavaan työhön ja sosiaalistuu tiimiin.

9. Kustannustehokkuus

Huolellisesti pohjustettu ja hyvässä yhteistyössä toteutettu rekrytointiprosessi vähentää lopulta myös virhepäätöksen riskiä sekä omaa rekrytointiin käytettävää aikaasi. Kun tärkeät päätökset osaamisprofiiliin liittyen on tehty ja viestitty, koko prosessi lähtee vauhdikkaasti eteenpäin alusta asti. Sinä esihenkilönä tiedät, mistä vaatimuksista ei voida joustaa, mutta tunnistat todennäköisesti myös seikat, joissa on soveltamisen varaa. Ehdokkaat arvostavat selkeitä aikatauluja ja linjakasta viestintää, joka on mahdollista, kun sinä esihenkilönä tiedät oman kalenterisi realiteetit. 

10. Selkeämpi ja linjakkaampi viestintä

Esihenkilön, HR:n ja kumppanin tiivis yhteistyö varmistaa, että rekrytointiprosessi etenee johdonmukaisesti ja että tiedonkulku on saumatonta sekä osapuolten kesken että ehdokkaiden suuntaan. Laadukas viestintä läpi prosessin on yksi tärkeimmistä elementeista ehdokaskokemukseen vaikuttamiseksi. 

11. Tiimin sitoutuminen ja motivoituminen

Kun tiimiisi liittyy uusi jäsen, kyse on aina muutoksesta. Onneksi lähtökohtaisesti muutos on positiivinen! Kun sinä esihenkilönä olet hoitanut vastuualueesi arviointi- ja valintaprosessissa sovitusti, hyötyy siitä myös koko tiimisi. Tiimisi todennäköisemmin tietää, mitä heiltä odotetaan uuden työntekijän perehdytyksen suhteen, jos mitään. Esihenkilönä päiväsi saattavat olla pitkät ja aikataulut jo tiukassa, joten voisitko harkita, missä määrin perehdytysvastuu on myös muilla tiimiläisillä?  Kun rekrytointiprosessi on saatu ajoissa liikkeelle ja valintapäätöksen loppupäivämäärä on selvillä, myös perehdytyksen suunnittelu helpottuu. 

12. Strateginen henkilöstösuunnittelu

Kun sinä esihenkilönä olet aktiivisesti mukana rekrytointiprosessissa, pystyt myös paremmin arvioimaan ja tunnistamaan tulevia henkilöstötarpeita sekä osallistumaan strategiseen henkilöstösuunnitteluun omasta roolistasi ja tarpeistasi käsin. 

13. Onnistuneen rekrytoinnin checklist esihenkilölle: 

• Tarpeen, vastuiden ja osaajaprofiilin määrittely
• Projektin aikataulu, kalenterointi ja milestonet esihenkilölle  
• Työpaikkakampanjan tavoittavuus ja riittävä jakelu
• Haastattelurungon hyödyntäminen ja muotoilu
• Osaajien vertailu suhteessa osaamisvaatimuksiin ja tehtävänkuvaukseen
• Valintapäätöksen tekeminen  
• Sopimusneuvottelut ja viestintä ennen työn aloitusta
• Uuden työntekijän perehdytys ja ensimmäiset viikot
• Tilannetsekit uuden tulokkaan kanssa
• Koeajan päätteeksi toteutettava laajempi onnistumiskeskustelu