Hyvä hakijakokemus on osa vastuullista työnantajuutta

Choice HR on mukana Oikotien Vastuullinen Työnantaja -kampanjassa. Kampanjassa on määritelty kuusi vastuullisen työnantajuuden periaatetta, jotka ovat syrjimättömyys, joustaminen ja työelämän tasapaino, esihenkilötyöhön panostaminen, työn sisältö ja merkitys, tehtävän vaatimusten mukainen palkkaus ja hyvä hakijakokemus. Kaikki nämä kohdat resonoivat vahvasti Choice HR:n arvomaailman kanssa, mutta erityisen ilahtuneita olimme tuosta kuudennesta kohdasta: mahtavaa, että hyvä hakijakokemus on huomattu nostaa mukaan!

Oikotien Vastuullinen työnantaja -kampanjassa hyvästä hakijakokemuksesta sanotaan näin:

”Vastuullinen työnantaja välittää hakijasta koko hakuprosessin ajan. Jokainen hakija on arvokas! Työnantajan on asianmukaisesti viestittävä rekrytoinnin etenemisestä – myös siinä tilanteessa, ettei hakija tule valituksi paikkaan.” Tässä kirjoituksessa pureudumme tarkemmin siihen, mitä kaikkea vastuullisuus tarkoittaa rekrytointiprosessissa.

Vastuullinen rekrytointi alkaa jo ennen työpaikkailmoitusta

Vastuullinen työnantaja miettii uutta rekrytointia aloittaessaan tietysti ensimmäiseksi niitä mahdollisia ihmisiä, jotka on jouduttu aiemmin irtisanomaan. Sen jälkeen on syytä miettiä, voisiko omasta organisaatiosta löytyä tehtävään sopiva henkilö. Seuraavaksi kannattaa vielä tarkistaa, löytyisikö mahdollisista aiemmin saapuneista avoimista hakemuksista tai aiempiin rekryihin vastanneista sopivia kandidaatteja. Parhaassa tapauksessa rekrytointiprosessi on ohi, ennen kuin se ehtii kunnolla alkaakaan, ja sopiva henkilö löytyykin jo olemassa olevista kannalta tai esimerkiksi kiinnostuneiden poolista.

Vastuullinen työnantaja miettii myös, onko rekrytointiin oikeasti taloudellisia mahdollisuuksia. On vastuutonta tarjota työsuhdetta, joka joudutaan pian lopettamaan. Jos taloudellinen tilanne on epävarma tai työsuhteen jatkomahdollisuudet epäselviä, omille palkkalistoille rekrytoinnin sijasta on usein eettisempää hyödyntää ostopalveluita tai henkilöstövuokrausta. Silloinkin täytyy tietysti kertoa, että positio saattaa jäädä lyhytaikaiseksi, ja esimerkiksi ostaa aluksi palvelua määräaikaisena. Koeaikaa ei myöskään saa käyttää väärin. Määräaikainen työsuhde tai osa-aikatyö ovat myös on myös vaihtoehtoja, joista kannattaa kertoa rohkeasti, tehtiinpä rekrytointi itselle tai henkilöstövuokrauksena. Muista, että kaikki eivät etsi suinkaan täysipäiväistä, kokoaikaista työtä! Erilaiset jaetut roolitukset ja osaajat ovat lisääntyneet työnantajan tarpeen ollessa yhä kompeksisempi ja työntekemisen pirstaloituessa.

Rehellinen ilmoitus aloittaa hyvän hakijakokemuksen

Markkinoinnissa vastuullisuuteen liittyy kiinteästi ajatus rehellisyydestä ja katteettomien lupausten välttämisestä. Tämä pätee myös rekrytointimarkkinoinnissa. Työpaikkailmoituksen tulee antaa oikeanlainen kuva positiosta, yrityksestä ja halutuista kompetensseista, jotta se houkuttelisi juuri oikeat hakijat juuri oikeista syistä. Mieti kuitenkin, mitä haluat kertoa jo ilmoituksessa ja mistä haluat mahdollisuuden neuvotella vasta haastatteluprosessin aikana. Harhaan et kuitenkaan voi tai saa johtaa ilmoitussisällöillä. Tämä ei ole vastuullista työnantajuutta, ja ikävä sana leviää nopeasti. Pilvilinnoja ei pidä siis maalailla, vaan kertoa rehellisesti, mitä työn arki on. Myöskään liian alakanttiin osaamis- ja kokemusvaatimuksia ei pidä asettaa, mikäli tehtävä selkeästi vaatii korkean tason osaamista ja pitkää kokemusta. Osaajaprofiilin työstäminen ja asioiden ilmaisu täsmällisesti ja yritykselle sopivalla viestintätyylillä vaatii ammattitaitoa. Huomioon tulee ottaa lisäksi monia asioita, mm. yhdenvertaisuus- ja tasa-arvoasiat sekä vanhojen työntekijöiden takaisinottovelvollisuus.

Henkilöstöpalveluyritysten liiton Hyvän rekrytoinnin muistilistassa kuvataan rekrytointia seuraavasti:

”Rekrytointi on haaste organisaatiolle, mutta myös suuri mahdollisuus ja sijoitus tulevaisuuteen. Rekrytoinnin tavoitteena on löytää tehtävään mahdollisimman hyvä työntekijä ja työntekijälle mahdollisimman hyvä työ.

Tämän hienon tavoitteen toteuttaminen edellyttää työn kuvailemista rehellisesti ja kattavasti. Tietoa työpaikasta kannattaa antaa ennemmin liikaa kuin liian vähän. Pelkän työpaikkailmoituksen oheen kannattaa linkata esimerkiksi uratarinoita ja yrityksen työntekijöiden kuvauksia arjestaan. Laadukas sisältökin voi siis olla osa vastuullista työnantajuutta., sillä sisällöillä rakennetaan todellisuutta. Avoimuus ja rehellinen kommunikaatio ovat aina osa vastuullisuutta!

Työn kuvailemisen lisäksi kerro hakijalta vaadittavasta osaamisesta. Älä vähättele tai liioittele: jos esimerkiksi käytätte yhtä tiettyä järjestelmää, mainitse se nimeltä sen sijaan, että vaatisit yleisesti ”toimialan järjestelmien tuntemista”. Jos mitään tällaisia vaatimuksia ei ole, sano sekin suoraan. Jos tietty mindset ja asennoituminen tai vaikkapa jonkun lajin tai harrastuksen tuoma kokemus riittää, sano se ääneen, jotta hakija tunnistaa että kyse on hyvin vähän kokemusta vaativasta tehtävästä.

Kerro myös, mitä voitte työntekijälle tarjota. Mieti, millaisia kehittymismahdollisuuksia voitte tarjota, ja miten henkilön tulisi kehittyä tehtävässään. Vastuullisen työnantajan luoma hyvä hakijakokemus alkaa hakijan silmissä siitä, että hän tietää, vastaako tehtävä hänen osaamistaan ja tavoitteitaan. Hakijoiden ajan tuhlaaminen on vastuutonta toimintaa. Niin on muuten myös esihenkilöiden ajan tuhlaaminenkin. Eli jos olet roolissa, jossa käytät esihenkilöiden aikaa osaajien osaajien houkutteluun ja rekrytointiin, on vastuullista käyttää myös heidän aikaansa arvokkaasti. Ja sama toki toisin päin!

Hyvän rekrytoinnin muistilistassa muistutetaan myös:

Laadi työpaikkailmoitus, joka ei ole syrjivä esimerkiksi iän, etnisen tai kansallisen alkuperän, kansalaisuuden, kielen tai sukupuolen perusteella.

Kun ilmoitus on mielestäsi valmis, se kannattaa luetuttaa riittävän monella oikolukijalla myös yrityksen ulkopuolella ja pyytää heitä kiinnittämään huomiota juuri näihin asioihin. Itse saattaa tulla sokeaksi esimerkiksi alalla yleisesti käytetyille ilmaisuille: ”junior” ei välttämättä ole nuori, mutta onko tämä kaikille selvää? Tai mitä tarkoittaa nuori ammattilainen? Harva tietää, että se on oikeasti melko vakiintunut termi, joka tarkoittaa juuri työelämään astuvia henkilöitä tai työelämän / työuran alkupuolella olevia osaajia. Nuori ammattilainen viittaa myös myös hakijan tai työntekijän biologiseen ikään, muttei välttämättä kerro mitään kokemuksesta tai osaamisesta, johon vaikuttaa todella monet muut asiat kuin ikä. Entä kuka on senior, kenellä on oikeus määritellä seniorin työkokemusta? On siis parempi käyttää täsmällisiä käsitteitä ja ilmaisuja, josset siis ehdottomasti halua olla epäselvä ja salamyhkäinen. 😉

Yhdenvertainen kohtelu on vaikeaa toteuttaa yksin

Syrjimätön ilmoitus on vielä suhteellisen helppo toteutettava, mutta yhdenvertainen ja tasapuolinen kohtelu haku- ja valintaprosessissa on helpommin sanottu kuin tehty. Osa rekrytointiin osallistuvista henkilöistä ei välttämättä tiedä, mitä se edes tarkoittaa saati omaksu toimintamalleja. On myös tieteellisesti todistettu ja myös inhimillistä, että suosimme jollain tapaa itsemme kaltaisia ihmisiä, joiden kanssa ”tulemme juttuun” – silloinkin, kun emme voisi tehdä niin, eli rekrytoinnissa. Moni meistä on palkannut henkilön, joka miellyttää itseään henkilökohtaisesti muttei välttämättä olisi ollut oikeasti se sopivin henkilö. Tätä keskustelua käydään jatkuvasti. Jos halutaan todella varmistua prosessin syrjimättömyydestä, voidaan toimia niin, että rekrytoija ei hakuvaiheessa näe hakijan nimeä, sukupuolta tai ikää. Tällöin prosessissa voi esimerkiksi käyttää rekrytointiyrityksen apua.

Choice HR on tehnyt päätöksen, että esitellessään potentiaalisia kandidaatteja asiakkaalle ei tuoda esille sukupuolta, etnisyyttä tai ikää, vaikka näitä tietoja ei salatakaan, ellei sitä erikseen pyydetä. Rekrytoijan on tärkeää nähdä hakijoiden kompentenssit ja ammattitaito tiettyjen speksien takana. Esimerkiksi työttömät tai yli 55-vuotiaat osaajat kokevat usein rekrytointiprosessissa syrjintää – ikävä kyllä.

Myös haastattelutilanteessa on tärkeää pitää mielessä vastuullisuusasiat. Kaksi haastattelijaa saattaa päästä parempaan lopputulokseen kuin yksi. Ulkopuolisen, neutraalin asiantuntijan käyttö voi myös lisätä hakijoiden tasavertaista kohtelua ja auttaa tekemään objektiivisempiä päätöksiä. Jos sopivaa hakijaa ei kertakaikkisesti löydy, vastuullinen työnantaja ei välttämättä rekrytoi ketään, vaan pyrkii löytämään toisenlaisen ratkaisun resurssitarpeeseen. Rekrytointiprosessin voi aina aloittaa uudestaan, julkaista tehtävän toisella tittelille ja toimenkuvalla tai ulkoistaa rekrytoinnin.

Yksityisyydensuoja on perusoikeus

Olennainen osa hyvää hakijakokemusta on voida luottaa siihen, että jaetut henkilötiedot ja työhakemukset pysyvät salassa. Myös sen, että henkilö on ylipäätään hakenut työpaikkaa, täytyy pysyä työnhakijan ja rekrytointia tekevien henkilöiden välisenä tietona. Käsittele ja säilytä työhakemuksia niin, ettet loukkaa työnhakijoiden yksityisyydensuojaa. Jos kaikki yrityksessä näkevät kalenterisi, et voi edes kirjoittaa työnhakijan kokonimeä haastattelumerkintään. Muistaa pyytää työnhakijalta lupa, jos haluat säilyttää hänen hakemuksensa tulevia työtehtäviä varten. Tarpeettomat ja vanhentuneet työhakemukset tulee hävittää. Tehtävään valitun kanssa täytyy sopia, milloin nimitys voidaan julkistaa. Muista myös ammattilaisen rooli silloin, kun sinulta pyydetään suosituksia henkilöstä.

Prosessin läpinäkyvyys mahdollistaa hyvän hakijakokemuksen

Kuten Oikotien lyhyessä määritelmässäkin mainittiin, prosessin etenemisestä tiedottaminen kuuluu kiinteästi hyvään hakijakokemukseen. Anna työnhakijoille väliaikatietoja hakuprosessin etenemisestä. Sovi organisaatiossasi, kenen vastuulla viestiminen on, ja mitä missäkin vaiheessa kerrotaan. Kun olet päättänyt, keitä kutsut haastatteluun, mieti, voisitko jo ilmoittaa muille hakijoille prosessin päättymisestä heidän osaltaan.

Choice HR ei tee rekrytointipäätöksiä asiakkaansa puolesta, mutta huolehtii, että vastuullisuusasiat tulevat esille prosessin eri vaiheissa. Samalla opetaan asiakkaita viemään rekrytoinnit vastuullisesti läpi, tarvittaessa totuttuja toimintatapoja ja ajatusmaailmoja haastetaan.

Mahdollinen palautteen antaminen hakijoille on paljon keskustelua ja tunteita herättävä aihe. ”Palaute kehittää
sekä työnhakijoiden työnhakutaitoja että organisaatiosi rekrytointiprosesseja”, muistutetaan Hyvän rekrytoinnin muistilistassa. Kerro ainakin, minkä takia ja millaiset henkilöt valikoituivat. Sen, mitä haettiin ja mitä haluttiin painottaa, kerroit jo työpaikkailmoituksessasi, eikö niin?

Vastuullisuus on koko yrityksen yhteinen kehityskohde

Vastuullinen työnantaja pysähtyy hetkeksi jokaisen rekrytointiprosessin jälkeen miettimään, miten prosessia voisi entuudestaan kehittää. Vastuulliseen työnantajuuteen kuuluu jo pelkästään rekrytointiprosessin osalta niin paljon huomioitavia asioita, että tuskin kukaan voi suoriutua aivan täydellisesti. Vastuullinen työnantaja pyytää anteeksi ja oppii virheistään, jos esimerkiksi luvattu ilmoitus prosessin etenemisestä myöhästyy – ja vastuullinen työnhakija ottaa anteeksipyynnön vastaan eikä kanna kaunaa. Vastuullisuus ei koskaan ole yksin HR:n asia, vaan koko yrityksen pyrkimys, johon myös työnhakijoiden täytyy voida sitoutua.